Cuando estalla la crisis, el trabajo hecho en prevención hasta ese momento va a resultar clave para su detección, gestión, resolución y retorno a la normalidad.

Pero, cuando estamos en el ojo del huracán, no sólo es importante salir cuanto antes, sino también de qué manera lo hacemos, ya que la forma en que se haga marcará fuertemente nuestra personalidad de marca y pondrá el punto de partida a la nueva situación de ‘normalidad’ post-crisis.

1)    detección

este factor de alerta es el paso fronterizo entre la tranquila etapa de prevención y la agitada situación de crisis. Tiene mucho que ver con la monitorización que hagamos en los distintos entornos de medios online: sean blogs, foros, comunidades, webs de opiniones y críticas, comments en plataformas colaborativas, actualizaciones de estado, grupos contrarios en redes sociales, etc.

Habrá que programar las alertas necesarias para ser notificados puntualmente de la aparición de estas informaciones (contrarias a los intereses de la compañía), y que todas pueden ser foco de conflicto.

2) gestión

siendo conocedores, a tiempo, de quién dice qué sobre su organización, en un determinado lugar de la red, el rápido manejo de lo que hagamos con esa información determinará su evolución para bien o para mal. En función de cuál sea el post, comentario, aparición, mención, opinión, queja o alusión; nuestra respuesta tendrá que ser una u otra. En cualquier caso, la calma, la humilidad, sinceridad y disposición positiva para ayudar serán las mejores compañeras en este punto muy crítico para el progreso del conflicto.

3) resolución

si por la razón que fuere, la crisis ha proseguido: el(los) usuario(s) se ha(n) organizado, ha habido un efecto llamada (Straisen), ha trascendido a más medios online y offline, etc; se deberá proseguir a la búsqueda de la resolución del conflicto cuanto antes con una de las 4 estrategias principales de salida:

(a)   el silencio, en offline, se aconseja si la implicación con la crisis es marginal, aunque es mal considerada por los medios y la opinión pública, por percibirse como ocultación de información. Y no nos engañemos: si los medios no se les sirve información ‘oficial’, pasarán a buscarla en fuentes no-autorizadas), y aún puede ser peor. En online, continúa siendo una estrategia peligrosa

(b)   la negación podría ser una opción, aunque a día de hoy, nada aconsejable, ya que con el sistema informativo vigente existe una probabilidad muy alta de conocer detalles ocultos que crearían un impacto público mayor que los conocidos

(c)   la sinceridad total o confesión de los hechos ayudará a conseguir complicidades con los medios de comunicación (electrónicos, blogs de referencia, líderes de opinión). Una buena gestión de la sinceridad y la aceptación racional de responsabilidades, nos tendría que llevar a buen puerto

(d)   transferir responsabilidades a terceros puede funcionar a corto plazo: focalizar el problema a un directivo o colaborador, culpar a un proveedor, etc. Habrá que tener en cuenta que al final, la opinión pública exigirá una responsabilidad por parte de la organización, haciendo frente a la crisis y no sólo a través del cabeza de turco que se haya sacrificado

4)    retorno a la normalidad

una vez las aguas vuelvan a su cauce, la tensión mediática disminuye su presión, y el(los) usuario(s) haya(n) obtenido el objeto de su enojo (problema con un producto, choque con una de las políticas de la empresa…) habrá que evaluar globalmente el impacto de lo sucedido (informe de daños) de los activos relacionales y de imagen percibida de los individuos digitales. La imaginación tendrá un papel destacado en cómo conseguimos obtener ese inventario de opiniones de terceros sobre nuestra marca, sin que se vean forzados a ofrecer sus pensamientos a la compañía.

Volveremos al monitoreo (que habrá sido continuo durante todo el período del conflicto) ahora sosegado, viendo qué acciones podemos proponer a la comunidad que ayude a restaurar la situación de salida y recomponer lo que se ha perdido por el camino.

BONUS: No hay que olvidar que el usuario tipo de internet es un ser humano que actua solo, ante su ordenador, apoyado por miles de semejantes, que sumados vertebran un nuevo crowdbeing indomable por ninguno de ellos por sí solo; que a su vez obedece a unos difíciles objetivos colectivos a modo de rebaño. Objetivos que pueden responder a fines de una enorme sensibilidad o de una crueldad inhumana.

Cuando mejor retomemos esa nueva situación de normalidad, mayor continuará siendo el capital de imagen que conservaremos en las arcas de bienes intangibles de la compañía.

Las crisis en la red son muy frecuentes. Hay, a diario, aunque sólo visibilizamos algunas, las más sonadas. Muchas de ellas se gestionan con más o menos habilidad y se superan. Luego vendrá la recuperación del largo camino hacia la restauración de la normalidad con lo que haya quedado de la marca tras el temporal. En función de la estrategia aplicada para superar el conflicto, la reputación que van a percibir los usuarios va a ser una u otra.

Pero, vayamos a palmos: ¿cómo prevenimos una situación de crisis online?

No existen fórmulas mágicas, ni pócimas para CEOs que vacunen contra las crisis en sus empresas. Pero sí hay tres elementos clave para minimizar tanto el riesgo a sufrirlas como, en el peor de los casos, el impacto contra la imagen de la compañía.

1)    mentalidad realista y flexible

¿a cuántas mentes soñadoras habré conocido? Quizá la mía sea la primera, pero no en momentos de crisis! Si el conflicto se concierne en la red, hay que aplicar los recursos que se crea que valga la compañía en re-conducir el cauce hacia donde ha venido, e intentar sacar el barro cuanto más rápido mejor. Exigirá grandes dosis de realismo (conscienciación, frialdad, rapidez) y flexibilidad para adoptar las tácticas más adecuadas para el momento, aunque en ese instante puedan paracer descabelladas o algo arriesgadas (un día hablaremos de lo que es y no es arriesgado

Antes que llegue la crisis, habrá que estar preparado:

(a) saber que puede suceder en cualquier momento

(b) estar informado sobre qué cualidades, posibilidades y consecuencias tiene la web 2.0

(c) tener capacidad de respuesta in-house o tener localizado qué externo puede ayudarnos

2) monitorización

(a)   saber qué se está diciendo en internet sobre nuestra empresa, nuestros productos, nuestros colaboradores, clientes o proveedores

(b) quién lo está diciendo (qué perfiles de usuario) y dónde (en blogs, en foros, en redes sociales, en comunidades, en sitios de opiniones…)

(c) conocer la calidad de las menciones, si son buenas, malas, son preguntas en espera de respuesta, valoraciones…

(d) saber la madurez sobre el diálogo que existente: desde cuando tiempo se está hablando de su empresa, de sus productos, qué estructuración (buena o mala) tienen los usuarios cara sus referencias sobre su marca, qué imagen hay formada y cómo se ha llegado a ella…

Esta monitorización podrá realizarse a través de sistemas de alerta gratuitos o de pago. El principal factor de decisión si hay que invertir unos euros en estos servicios va a ser el volúmen de incidencias a tratar. En una situación en que se tenga que gestionar un volúmen no asumible de alertas, y no se puedea realizar una buena evaluación de cada una de ellas, habrá que pensar en contratar a uno de pago.

3) proacción

Estando enfocados con mentalidad realista y flexible, y monitoreando qué se cuece allí fuera, saldran a la luz (interna) qué podemos hacer para:

(a)   resolver/gestionar las primeras aparciones y menciones que ya no nos gustan: interviniendo, creando los perfiles adecuados para establecer las relaciones necesarias…

(b) evitar la maduración de las situaciones que les hemos detectado una cierta latencia peligrosa, y que no permitiremos que vayan a más, evolucionando a conflicto

[photo by b_o-y]

Sabemos que el tratamiento de la comunicación publicada en internet es complejo, pero no te haces a la idea de su enorme vulnerabilidad hasta que tropiezas con un caso de gran visibilidad, como el siguiente.

Michael Phelps fue el hombre de las Olimpiadas de Beijing. Sus 7 oros fueron memorables y serán memorados, llenaron portadas y periódicos electrónicos enteros explicando maravillas sobre su duro método de entreno, su impecable carrera deportiva, sus méritos como persona, la keyword Michael Phelps era fuerte como un roble. Incluso ha llegado a tener uno de los grupos de Facebook más numerosos (1.968.425 de miembros) por delante del imbatible Barack Obama (990.464 miembros, hoy).

Pero hoy, si pone el nombre Michael Phelps en Google va a llevarse una sorpresa: el primero de los resultados ha cambiado completamente de color. Un resvalón del atleta en una fiesta universitaria nocturna, en la que se le sorprendió (y fotografió, aquí la fuerza de la notícia) fumando con una pipa de cannabis, ha demolido su primera posición en Google, y consecuentemente, su reputación online.

En este caso, entendemos el desafortunado hecho, e incluso podemos entenderlo mimando al sujeto: es un chaval joven, dejándose llevar por un momento de jolgorio entre amigos. No tenemos porqué, pero, internamente (y en cuestiones de imagen), podríamos justificarle perfectamente (aunque no sea éste el fin de este blog).

Pero imagine que esto pasa en una organización o personaje menos conocido y menos contextualizable por la audiencia de internet, cuyo recorrido ha sido impecable hasta el momento. Evidentemente la exposición en medios (tradicionales y online) es  menor, y por tanto, el barrido de entradas también lo sería. Pero no cabe duda que vale como ejemplo del poder y la bravura que puede llegar a tener internet sobre la imagen de las personas y organizaciones, tan solo por un simple hecho fortuito.

A raíz del gravísimo accidente sufrido en el Aeropuerto de Barajas el pasado 20 de agosto, la Guardia Civil decidió quedarse con 18 cámaras de fotografía y video de particulares, para evitar que testigos de cualquier momento de la desafortunada tarde se conviertieran en fuentes de información. Está claro que el material que contienen esas cámaras seria el chocolate del loro para los morbosos de acontecimientos desgraciados. Sin duda, la salvaguarda de la intimidad en esos momentos (y muchos más) debe ser clave para el respeto a la víctimas y sus familiares. Siempre he pensado que el momento de la muerte de cada uno es un acto íntimo. Y así creo debe respetarse.

Hoy, en medio de todo un mundo donde todos los móviles llevan cámara, algunas calles tienen instalados sistemas de video-vigilancia, que vamos con cámaras compactas en los bolsillos, espacios públicos y privados (avisando y no avisando) grabándote con todo lujo de detalles; es cuando esos momentos -críticos- de intimidad tan reducidos cobran toda la importancia que en vida se nos ha restado.

Ya sabemos que los errores existen. Y de hecho, en muchas ocasiones han sido causantes, o iniciadores, de muchas crisis. Por eso hay que estar muy atentos a que no se produzcan (y se extiendan).

Antes de la revolución que ha supuesto Internet, un error de seguridad en cualquier lugar del mundo, no suponía más peligro que quien lo viera, del área geográfica más cercana, pudiera sacarle provecho para su propio beneficio, fuera cual fuese. Hoy, sabemos que no es así. Un simple error, como el que aquí presentamos de una importante entidad financiera catalana (también española), puede suponer un error fatal por la difusión/propagación que se le da en Internet.

En este caso, habría que darles un toque de atención a varia gente que trabaja en consultoría por la entidad en cuestión: usabilidad, programación, online PR, atención al usuario…

Habrá que ir poniéndose las pilas en observar qué contiene la red sobre su empresa.

Podríamos pensar que lo que ocurre dentro de nuestros locales, espacios de trabajo u oficinas sólo es visto por nuestros empleados. Y abrigados por un cálido sentimiento de ingenuidad, también podríamos llegar a pensar que si ocurre algo, sólo lo verán (o sabrán) los que estén allí en aquel lugar y momento. No es así.

Internet constituye un “universo paralelo” a la realidad. Lo que pasa dentro y fuera, la red se hará (o podrá hacerse) eco. Por ejemplo, un simple incidente en un centro comercial puede ser grabado por un visitante, simplemente con su teléfono móvil, y subido –casi en tiempo real- en Internet, en tan solo apretar un botón.

Esto mismo ocurrió ‘un sábado cualquiera, con más de 3.000 personas haciendo sus compras’, tal i como dice el usuario de YouTube en su comentario adjunto al vídeo que colgó. Se incendió una máquina de palomitas y a correr. En ese caso, los protocolos de evacuación y emergencia funcionaron, pero imagínese por un momento que no lo hubieran hecho. Un simple visitante hubiera podido grabar el pánico y la desorientación del centro y hoy todo el mundo habría visto online su inoperancia.

Por cierto, felicidades al centro comercial por la rápida actuación!

Un buen ejemplo de lo que puede pasar cuando una empresa no atiende ni sus clientes ni escucha sus peticiones. El afectado se abrirá camino a través de los medios hasta llegar a lo más alto, si no se gestiona su petición, por simple que sea. Empezará por el más cercano, quizá sea el contacto web de la compañía con la que tiene el problema. Luego será en un blog, donde puede que encuentre otros usuarios afectados por el mismo issue u otros, pero allí encontrará ya un calor humano relacionado con su trouble. Incluso, quizá llegue a grabar un vídeo denunciando su caso, o escriba para alguna gaceta online que recoja ese tipo de artículos.

Pero puede que llegue a la cima. Puede que él mismo o un periodista de algún medio tradicional (fuera de la red), escuche su caso y valore que puede ser un filón informativo interesante. En ese momento, la crisis se propagará a una velocidad frenética, y ese pequeño issue puede que llega a centrar el espacio televisivo de una gran cadena nacional, como NBC…

Aquí tiene el caso de un usuario que ante las múltiples negativas (e ignoradas peticiones) de que se le dé de baja de un servicio de AOL, su vídeo sacado de NBC ha sido visto por más de 200.000 usuarios y comentado por unas 400 personas. Y en los comments, no hay demasiados elogios tampoco…

En este caso, la imagen de marca de AOL se habrá mermado considerablemente por no atender suficientemente a sus usuarios, ni dentro ni fuera de la red.