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Grupos de chat de trabajo aún con exempleados dentro

Esto que dicho de esta manera puede parecer extraño es más habitual de lo que muchos puedan pensar.

Cuando la empresa no gestiona la comunicación interna que circula por los grupos de chat de sus trabajadores, no controla los grupos operativos de trabajo para con sus empleados, y es frecuente encontrar miembros que ya no forman parte de la plantilla y que ya no deberían formar parte de esos grupos.

Los motivos por tener personas ajenas a la organización no son extraños. El principal motivo es que sean ex-empleados que formaron parte de la empresa, de ese mismo grupo, y que aún están allí porque

  • ni ellos han abandonado el grupo
  • ni su excompañero (administrador del grupo) le ha sacado

Siguen dentro, formando parte de los participantes:

  • viendo las conversaciones
  • accediendo (y descargando) documentos confidenciales
  • contactando privadamente a ex-compañeros contándoles sus desventuras con la empresa

La única manera de cortar con estas malas prácticas es administrar desde la empresa los grupos de trabajo operativo que tiene que haber, formados por las personas que los deben componer, desvinculando a los trabajadores de la administración de grupos de trabajo, una tarea de gestión que debe asumir la empresa, liberándoles de los conflictos de intereses que pudieran tener con compañeros que dejan la organización.

Parte del panel de administración con el listado de salas más activas que tiene el sistema de chat interno, con información agregada de cada grupo
Francesc Grau

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Obrero de la comunicación 💬 CEO de Chatforce.tech 💡 y autor 📚 de libros, artículos y este humilde blog

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Invertir en el capital humano es invertir en el crecimiento directo de la empresa

En todos mis años de experiencia en el mundo de la empresa, he comprobado que todo el esfuerzo que volquemos hacia las personas, a los empleados, a l@s compañer@s (en formación, en condiciones, en facilitaciones, en atender a sus demandas, en ayudar a que su trabajo sea mejor) va a ser inversión directa al crecimiento de la compañía.

Francesc Grau

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Sólo si controlas la Comunicación interna puedes garantizar la confidencialidad de lo que sucede en tu organización

Son muchas las compañías que, bajo un “aparente control” de sus comunicaciones internas, en realidad no lo tienen: el 90% de estas comunicaciones entre sus empleados suceden dentro de una aplicación americana (Whatsapp) o rusa (Telegram), fuera del paraguas corporativo.

Las gravísimas consecuencias de abandonar este volúmen de información que la compañía debería capitalizar y proteger son enormes: fugas de información constantes, vulnerabilidades de confiencialidad permanentes por no poder garantizar quién está dentro de cada grupo existente, imposibilidad de administración de grupos por parte de la empresa para enviarles información útil y veraz..

Personalmente siempre recomendaría tomar el control de las comunicaciones corporativas, igual como no dejaríamos al libre albedrío los correos de trabajo que se mandan entre directivos, empleados y a clientes/proveedores; y asegurarlas a través de una plataforma de comunicación interna capaz de ser usada por todos los niveles digitales de la empresa: tanto los perfiles de un nivel digital mayor como los perfiles de nivel digital menor.

Sólo con un sistema que garantice y securice las comunicaciones que se envían hacia dentro y fuera de la organización se respetarán las privacidades y guardará la confidencialidad de los datos enviados.

Francesc Grau

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Parlem Telecom llança Xategem, l’alternativa al WhatsApp per a les pimes catalanes

Ernest Pérez-Mas (CEO de Parlem Telecom) i Francesc Grau (CEO de Zonetacts)

Avui em fa molta il·lusió comunicar-te la notícia que, en el marc del joint venture entre Parlem Telecom i Zonetacts, empresa que dirigeixo des del 2016, neix un dels productes més innovadors de l’àmbit europeu: Xategem.

El producte Xategem, que no ofereix cap altra operadora de telecomunicacions estatal ni europea, és una app corporativa d’àmbit laboral que es personalitza segons els requisits de cada empresa i que permet que tots els treballadors es comuniquin a través d’un xat de forma senzilla, segura i àgil.

A més, Xategem s’ajusta als requeriments del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), i vol democratitzar la comunicació interna fent-la accessible als professionals amb menys nocions digitals i alhora permet a les empreses administrar i monitoritzar l’ús de l’eina des d’un panell de control.

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La nueva Comunicación Interna es Digital

Si ayer no pudiste asistir al Webinar de Comunicación Interna con Luis Font, Eva Collado Duran, Victor Roselló y servidor, puedes recuperarlo aquí: https://www.linkedin.com/video/event/urn:li:ugcPost:6886239891068391424/

Salieron aspectos realmente interesantes sobre Comunicacion, Legalidad RGPD, TransformaciónDigital, RRHH y Herramientas.

Si te interesa este tema y quieres recibir un resumen de las principales ideas y highlights que salieron en la sesión, puedes pedirlo aquí gratuitamente: http://bit.ly/2022ci

Aquí adjunto el resúmen que ha realizado Víctor.

Francesc Grau

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Multa millonaria al banco JPMorgan por el uso de Whatsapp entre sus empleados

Según informó el viernes Financial Times, los reguladores estadounidenses han impuesto una multa récord de $200 millones de dólares a JPMorgan por falta de transparencia, obstaculizando varias investigaciones al no poder aportar documentación precisa sobre las comunicaciones internas, ya que muchas se daban a través de Whatsapp, una herramienta fuera de los canales oficiales y corporativos del banco.

Es relevante como el presidente de la SEC (Securities and Exchange Commission) la que sería la Comisión de Bolsa y Valores de los EEUU reafirma la importancia que “a medida que cambia la tecnología, es aún más importante que las empresas aseguren que sus comunicaciones se registren de manera adecuada y no se realicen fuera de los canales oficiales (..)“.

Esta multa es casi 10 veces mayor que los $15 millones pagados en 2006 por Morgan Stanley por no conservar correos electrónicos.

El artículo resalta la advertencia que representa esta acción cara la seguridad y el cumplimiento de los compliance internos en las compañías que sobretodo después de la pandemia, han intensificado el uso de herramientas de mensajería, y por consiguiente, las conversaciones que se dan contienen cada vez más contenidos (opiniones, decisiones, documentos) de más alto nivel y relevancia para las empresas.

Soluciones de Comunicación interna como Chatforce.tech proveen de un sistema interno de chat empresarial para que los empleados tengan una herramienta fácil para comunicarse entre ellos, cumpliendo con la ley (RGPD) y los compliance internos de seguridad y privacidad.

Francesc Grau

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¡Adiós 2021, hola 2022!

Os veo muchos estos días haciendo balance de cómo ha sido este año 2021, y no puedo estar de compartir el mío contigo.

No hay que ocultar la alegría de muchos en ver crecer su cuenta de resultados, después de un año muy difícil. Igual que (eso sí, confesado en offline) un año más complicado para otros.

La vuelta a la ‘nueva normalidad’ ha reportado una recuperación que creo se culminará en el segundo semestre del 2022, con más de 2/3 partes de la población vacunada, incluidos los más pequeños.

Desde nuestro punto de vista empresarial (una herramienta tecnológica de Comunicación interna), todas aquellas empresas y organizaciones del sector turístico han sido las más castigadas por la pandemia. Contrastando, todas las organizaciones vinculados con la sanidad (farmacéuticas, hospitales, mútuas), alimentación (producción, distribución de alimentos) y transportes (logística, reparto para ecommerce y venta online). Otros sectores, como el mantenimiento de infraestructuras, la construcción, los facility services (limpieza, mecánica..) están recuperando la actividad, contratando y volviendo a expandir su negocio.

La Transformación Digital ya no es aquel proyecto interno que había que ir avanzándolo poco a poco, sino una necesidad imperiosa que abordar para poder seguir y mantener el día-a-día en la base productiva de la compañía, y evaluar qué se viene encima en los próximos meses.

Y recuerda: (como me decía siempre mi abuela): “una buena Transformación digital hoy puede ahorrarte muchos dolores de cabeza mañana..”

Francesc Grau

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Zonetacts, Premi Talent Cambra per Chatforce.tech

Francesc Grau i Ignasi Domènech recollint el guardó Premi Talent Cambra

Molt orgullós del meu equip sempre per aconseguir quelcom tan difícil com sintetitzar amb una solució senzilla (http://Chatforce.tech) un problema tan complex com és la Comunicació interna dins una organització.

En els nostres 5 anys d’empresa hem aconseguit crear un grup de professionals de gran vàlua perquè mirem cap al nostre present d’avui i alhora cap al futur, i li proposem millorar totes les relacions laborals a través d’una eina que respongui davant l’extrema simplicitat per a tots els seus usuaris/es, amb els nivells de seguretat exigits pels standards ISO, que incrementa la felicitat i productivitat de les empreses estem implantats.

Gràcies Fundació Impulsa Talentum XXI i Cambra de Comerça de Barelona per haver-vos fixat amb nosaltres i amb la nostra feina!

Moment del lliurament del guardó Talent Cambra 2021
Francesc Grau

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Desconexión digital: un valor en auge

Hoy me gustaría acercaros muy brevemente del valor en auge que está representando la Desconexión digital para las empresas y sus empleados.

Separar lo que es trabajo de lo personal es un deseo que no todo el mundo ve cumplido. A algunos, según su tipo de trabajo y responsabilidades, les parecerá fácil. Pero a muchos no sólo les es complicado sino imposible diferenciar.

La delgada línea entre lo personal y lo laboral es cada vez más fina a raíz de las tecnologías de la información y comunicación. Con ellas, podemos ‘seguir trabajando’ aún no estando físicamente en nuestro ‘sitio de trabajo’.

Pero ya sabes que este beneficio es un cuchillo de doble filo, ya que en tu tiempo no-laborable continúas estando conectado al trabajo por el mismo canal por el que lo estás en tiempo sí-laborable.

Aquí es donde he notado el cambio, sobretodo después del tiempo duro de pandemia COVID19, en que todo aquél que ha podido teletrabajar lo ha hecho, y ahora sigue conectado allí a pesar de todos sus pesares.

Desde ese momento, vemos un cambio en cómo los empleados perciben el hecho de poder separar su Whatsapp/Telegram personal de otra app conversacional de trabajo Teams/Chats/Chatforce. Incluso ahora recibimos peticiones de probar el producto a raíz de las demandas de los trabajadores en sacar de su app de chat de ámbito más personal (familia y amigos) las conversaciones laborales con sus compañeros de trabajo y responsables.

Los motivos por la Desconexión digital son obvios: orden en las comunicaciones, minimizar el stress laboral y respeto al espacio personal.

Y la única forma de conseguirlo es la implantación de una herramienta que realmente sea substitutoria de la app que actualmente usen los trabajadores para comunicarse. Si aún teniendo Microsoft Teams o Google Chats hay empleados de la empresa que continúan usando Whatsapp/Telegram en sus comunicaciones de trabajo, necesitan una app que les sirva de substituto. La que mejor encaja aquí es http://chatforce.tech. Por eso animo a quienes quieran a probarla sin costes ni compromisos. En el primer mes, ya verán los beneficios corporativos en tener un sistema que realmente se usa en las capas donde ahora no consiguen llegar otras apps de Comunicación interna.

Francesc Grau

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¿Telegram es seguro en el entorno laboral?

Este ‘inicio de curso’ he tenido la oportunidad de hablar con un compañero al que le había perdido la pista hacía tiempo. La ilusión fue mayúscula cuando coincidimos un día y nos emplazamos para comer y recordar alguna que otra batallita.

Nos explicamos un poco la vida, y me contó que ahora está trabajando como directivo en una empresa importante del ámbito de la restauración.

Me interesé por saber qué sistema usan entre compañeros.

Y él mismo me enseña Telegram: “No usamos Whatsapp”. Preferimos una app más ‘segura’.

Mi cara lo dijo todo 😳 Y se dió cuenta..

– ¿Qué te pasa? ¿Telegram no es seguro? 🤷‍♂️

Y aquí es cuando le tuve que explicar los 3 puntos más importantes por lo que no es adecuado usarla en el trabajo:

1️⃣ Telegram, como cualquier otra app personal 📲 no permite organizar/administrar desde un panel de control todas las conversaciones de tu empresa. Por lo que no tienes visión de la totalidad de la plantilla de empleados, si todo el mundo está en grupos (o falta alguien.. o sobra alguien que no debería estar!), tampoco sabes en qué grupos está todo el mundo, estadísticas sobre uso, grupos donde hay más actividad, grupos que no se usan, detectar posibles crisis por falta de información, etc..

2️⃣ Telegram, como cualquier otra app personal, no cumple con el ❌  RGPD. No sabes dónde almacena los datos (archivos, documentos confidenciales, credenciales..) que compartes de la empresa, si tienes cualquier incidencia o error de la app no puedes acudir a nadie para que te lo arregle ni ayuda a recuperar

3️⃣ Y además le conté un caso real ⚠️ que un día os explicaré con más detalle, pero en síntesis fue que un cliente nuestro de Chatforce nos explicó cuán útil fue tenen una herramienta propia para poder puntear los accesos a la misma para proteger a un empleado de la empresa que acusaban de haber accedido a un grupo para acceder a un documento confidencial. Accediendo al *registro de accesos*, se demostró que el empleado que acusaban era inocente de la acusación: aquel día no accedió y no pudo ver el documento. Y se descubrió el que sí lo había hecho. Si esto hubiera sucedido en Whatsapp o Telegram, el inocente habría pasado por culpable sin posibilidad, por parte de la empresa, de defenderle.

👉 ¿Sabes de algún conflicto originado a través de la mensajería que usáis en la empresa?

👉 ¿Habéis vivido alguna experiencia similar, por pequeña o insignificante que te parezca?

Francesc Grau

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