Son muchas las compañías que, bajo un “aparente control” de sus comunicaciones internas, en realidad no lo tienen: el 90% de estas comunicaciones entre sus empleados suceden dentro de una aplicación americana (Whatsapp) o rusa (Telegram), fuera del paraguas corporativo.

Las gravísimas consecuencias de abandonar este volúmen de información que la compañía debería capitalizar y proteger son enormes: fugas de información constantes, vulnerabilidades de confiencialidad permanentes por no poder garantizar quién está dentro de cada grupo existente, imposibilidad de administración de grupos por parte de la empresa para enviarles información útil y veraz..

Personalmente siempre recomendaría tomar el control de las comunicaciones corporativas, igual como no dejaríamos al libre albedrío los correos de trabajo que se mandan entre directivos, empleados y a clientes/proveedores; y asegurarlas a través de una plataforma de comunicación interna capaz de ser usada por todos los niveles digitales de la empresa: tanto los perfiles de un nivel digital mayor como los perfiles de nivel digital menor.

Sólo con un sistema que garantice y securice las comunicaciones que se envían hacia dentro y fuera de la organización se respetarán las privacidades y guardará la confidencialidad de los datos enviados.

Francesc Grau

Obrero de la comunicación 💬 CEO de Chatforce.tech 💡 y autor 📚 de libros, artículos y este humilde blog

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Avui em fa molta il·lusió comunicar-te la notícia que, en el marc del joint venture entre Parlem Telecom i Zonetacts, empresa que dirigeixo des del 2016, neix un dels productes més innovadors de l’àmbit europeu: Xategem.

El producte Xategem, que no ofereix cap altra operadora de telecomunicacions estatal ni europea, és una app corporativa d’àmbit laboral que es personalitza segons els requisits de cada empresa i que permet que tots els treballadors es comuniquin a través d’un xat de forma senzilla, segura i àgil.

A més, Xategem s’ajusta als requeriments del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), i vol democratitzar la comunicació interna fent-la accessible als professionals amb menys nocions digitals i alhora permet a les empreses administrar i monitoritzar l’ús de l’eina des d’un panell de control.

Francesc Grau

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Según informó el viernes Financial Times, los reguladores estadounidenses han impuesto una multa récord de $200 millones de dólares a JPMorgan por falta de transparencia, obstaculizando varias investigaciones al no poder aportar documentación precisa sobre las comunicaciones internas, ya que muchas se daban a través de Whatsapp, una herramienta fuera de los canales oficiales y corporativos del banco.

Es relevante como el presidente de la SEC (Securities and Exchange Commission) la que sería la Comisión de Bolsa y Valores de los EEUU reafirma la importancia que “a medida que cambia la tecnología, es aún más importante que las empresas aseguren que sus comunicaciones se registren de manera adecuada y no se realicen fuera de los canales oficiales (..)“.

Esta multa es casi 10 veces mayor que los $15 millones pagados en 2006 por Morgan Stanley por no conservar correos electrónicos.

El artículo resalta la advertencia que representa esta acción cara la seguridad y el cumplimiento de los compliance internos en las compañías que sobretodo después de la pandemia, han intensificado el uso de herramientas de mensajería, y por consiguiente, las conversaciones que se dan contienen cada vez más contenidos (opiniones, decisiones, documentos) de más alto nivel y relevancia para las empresas.

Soluciones de Comunicación interna como Chatforce.tech proveen de un sistema interno de chat empresarial para que los empleados tengan una herramienta fácil para comunicarse entre ellos, cumpliendo con la ley (RGPD) y los compliance internos de seguridad y privacidad.

Francesc Grau

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Molt orgullós del meu equip sempre per aconseguir quelcom tan difícil com sintetitzar amb una solució senzilla (http://Chatforce.tech) un problema tan complex com és la Comunicació interna dins una organització.

En els nostres 5 anys d’empresa hem aconseguit crear un grup de professionals de gran vàlua perquè mirem cap al nostre present d’avui i alhora cap al futur, i li proposem millorar totes les relacions laborals a través d’una eina que respongui davant l’extrema simplicitat per a tots els seus usuaris/es, amb els nivells de seguretat exigits pels standards ISO, que incrementa la felicitat i productivitat de les empreses estem implantats.

Gràcies Fundació Impulsa Talentum XXI i Cambra de Comerça de Barelona per haver-vos fixat amb nosaltres i amb la nostra feina!

Francesc Grau

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Este ‘inicio de curso’ he tenido la oportunidad de hablar con un compañero al que le había perdido la pista hacía tiempo. La ilusión fue mayúscula cuando coincidimos un día y nos emplazamos para comer y recordar alguna que otra batallita.

Nos explicamos un poco la vida, y me contó que ahora está trabajando como directivo en una empresa importante del ámbito de la restauración.

Me interesé por saber qué sistema usan entre compañeros.

Y él mismo me enseña Telegram: “No usamos Whatsapp”. Preferimos una app más ‘segura’.

Mi cara lo dijo todo 😳 Y se dió cuenta..

– ¿Qué te pasa? ¿Telegram no es seguro? 🤷‍♂️

Y aquí es cuando le tuve que explicar los 3 puntos más importantes por lo que no es adecuado usarla en el trabajo:

1️⃣ Telegram, como cualquier otra app personal 📲 no permite organizar/administrar desde un panel de control todas las conversaciones de tu empresa. Por lo que no tienes visión de la totalidad de la plantilla de empleados, si todo el mundo está en grupos (o falta alguien.. o sobra alguien que no debería estar!), tampoco sabes en qué grupos está todo el mundo, estadísticas sobre uso, grupos donde hay más actividad, grupos que no se usan, detectar posibles crisis por falta de información, etc..

2️⃣ Telegram, como cualquier otra app personal, no cumple con el ❌  RGPD. No sabes dónde almacena los datos (archivos, documentos confidenciales, credenciales..) que compartes de la empresa, si tienes cualquier incidencia o error de la app no puedes acudir a nadie para que te lo arregle ni ayuda a recuperar

3️⃣ Y además le conté un caso real ⚠️ que un día os explicaré con más detalle, pero en síntesis fue que un cliente nuestro de Chatforce nos explicó cuán útil fue tenen una herramienta propia para poder puntear los accesos a la misma para proteger a un empleado de la empresa que acusaban de haber accedido a un grupo para acceder a un documento confidencial. Accediendo al *registro de accesos*, se demostró que el empleado que acusaban era inocente de la acusación: aquel día no accedió y no pudo ver el documento. Y se descubrió el que sí lo había hecho. Si esto hubiera sucedido en Whatsapp o Telegram, el inocente habría pasado por culpable sin posibilidad, por parte de la empresa, de defenderle.

👉 ¿Sabes de algún conflicto originado a través de la mensajería que usáis en la empresa?

👉 ¿Habéis vivido alguna experiencia similar, por pequeña o insignificante que te parezca?

Francesc Grau

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Gracias a la posición que tenemos de partner tecnológico de muchas compañías de distintos sectores nos da una visión amplia sobre los sistemas de Comunicación Interna que sí funcionan y los que no funcionan.

En su día, aprendimos que el lenguaje que prefieren los empleados para:

• comunicarse entre ellos
• recibir información sobre su responsable
• recibir información sobre la empresa en la que trabajan

es el lenguaje del chat por delante de:

• la intranet (normalmente con contenidos poco críticos para sus labores)
• el email (no todo el mundo tiene, ni usa, ni está pendiente si llegan de nuevos)
• verbalmente de su responsable (el chat pone un ‘cómodo escudo digital’)
• encargos por llamada telefónica (muy intrusivo y exige sincronicidad)

Y el motivo de la predilección del chat por delante de todos los demás tiene razón de ser:

• se fundamente en comunicaciones breves (no exigen demasiada preparación)
• la comunicación sucede en tiempo real (no hay esperas tediosas)
• elimina barreras verticales (cualquier empleado puede hablar con cualquier otro)
• si es suficientemente fácil, capilariza a toda la base de empleados y es la “esperanza para digitalizar a toda la compañía”

Y tu, ¿qué opinas sobre los sistemas de Comunicación Interna?

¿Tienes experiencia con un chat interno?

Francesc Grau

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Hoy quiero compartir algo asombroso para mi que descubrí hace justo ahora 4 años.

Estamos en pleno el s.XXI y ni mucho menos todos los empleados de todas las empresas disponen de un email de trabajo. Y no es que sea por dejadez de la empresa.

No todos los empleos pueden permitir pagar una cuenta de correo electrónico por cada empleado, ya sea porque:

• no va a usarla (puede que nunca, aunque los reciba correos no los leerá)
• nunca amortizará el coste (por poco uso o ineficiencia por el tipo de trabajo que realiza)
• por el coste que representa (de 1€ a 12€)

Imaginemos, por un momento, en todo el personal de un hotel. Todo el personal directivo y oficina, no tenemos ninguna duda. Pero tiene muchos empleos en los que las comunicaciones digitales corporativas son “difíciles”:

• cocineros
• camareros
• jardineros
• personal de mantenimiento
• personal de limpieza y habitaciones
• personal de seguridad
• animadores
• etc.
• Además, hay que añadir la capa internacional: no todos los hoteles de una misma cadena están en un solo país, ni continente.

Esta dispersión de tareas, personas y países, cada uno con distintas realidades y niveles de “cultura digital”, dificulta la gestión óptima y correcta de la Comunicación interna:

• desde los compliance de contratación (envío de DNIs, contratos..)
• transmisión de cultura corporativa (el apego a la compañía a través de comunicaciones internas para dar conocimiento sobre el sitio donde trabajan)
• acceso/envío de nóminas
• protocolos de crisis para cada colectivo interno

Y es por estos motivos por los que una solución de chat fácil con ellos que puedan usarla asegura la máxima eficiencia en comunicación, seguridad, aspectos legales y costes. Y como realmente no existía, ¡la creamos!

Francesc Grau

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En lo que llevamos de junio, ya me he encontrado con dos personas de Departamentos de RRHH y personal que me han expresado su deseo (casi utópico 😅) de poder tener una herramienta de Comunicación Interna que tenga la capacidad de llegar a la totalidad (o al menos, acercarse a ella) de todos los empleados de sus compañías.

En las conversaciones han salido afirmaciones del estilo:

– “Lo hemos provado todo..”

– “Sólo conseguimos llegar a la gente de oficinas..”

– “No conseguimos que la gente de almacén use ninguna app..”

Mi propuesta ante estos escenarios, que nos encontramos a diario con empresas que nos piden ayuda, es siempre proponerles que prueben http://Chatforce.tech. Actualmente es la herramienta de chat empresarial más sencilla posible, a la vez que segura para la empresa, legal con el cumplimiento del RGPD y respetuosa con los datos personales de los empleados.

“Si la prueban, se la quedan” 👌 les digo 😅

No hay sistema que iguale, ahora mismo, el mix de penetración de uso entre empleados y aumente la productividad como Chatforce.tech.

Francesc Grau

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La comunicación de Crisis en tu organización empieza por disponer tanto del mensaje como del canal preparados para comunicarse con cualquier empleado en el peor de los momentos.

A lo largo de mi vida profesional he podido participar (e impulsar) diversos Planes de Comunicación de Crisis en distintas compañías. Uno de los denominadores comunes, con independencia del sector y la magnitud de la empresa, siempre era tener muy bien acordados los mensajes (contenidos) que iban a lanzarse en cada uno de los escenarios potenciales que se habían previsto e imaginado. También el target sobre los colectivos internos que serían receptores de estos mensajes de crisis. Muy bien hasta aquí.

Pero la pata siempre más débil era el soporte por el que se transmitirían estos mensajes. Especialmente aquellos colectivos que no están sentados en las oficinas centrales de la compañía. Cómo llegar a:

• operarios de un centro logístico
• reponedores de un supermercado
• transportistas que están en tránsito
• mecánicos de una cadena de talleres
• enfermeras  y celadores en pasillos de un hospital
• jardineros y personal de mantenimiento de un hotel
• cocineros y camareros de una cadena de restaurantes
• ingenieros de un laboratorio en una planta química
• personal de limpieza industrial trabajando en distintos lugares del cliente
• etc.

No olvidemos que estos colectivos suelen representar 2/3 partes de la estructura de la base productiva de la compañía (especialmente de sectores Industriales, HORECA, Facility services, Transporte y logística, cadenas de tiendas, etc..), por lo que debería ser público interno prioritario, y con frecuencia, queda desprovisto (cuando no olvidado) de un canal de comunicación directo y eficiente en casos de Comunicación de Crisis. 

En estos escenarios de crisis todos los empleados son portavoces potenciales para periodistas, ávidos de información de lo sucedido. En estos momentos, el control de la información y la emisión hacia tus públicos internos con información oficial es crítica para salir adelante con lo sucedido. Chatforce.tech garantiza ambas necesidades desde un panel de control fácil de manejar para los administradores, con analíticas precisas sobre el pulso comunicativo en esos momentos de dificultad, para que pueda garantizarse la buena gestión de la crisis e incluso salir reforzados por estar al lado del empleado, y ofrecerle información de última hora y soporte en sus preguntas. Mejor que su informador de referencia sea la propia empresa que cualquier persona desinformada, ¿no te parece?

Francesc Grau

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Me gusta el lado más humanista de mi trabajo, aunque lidere una herramienta de chat Empresarial, recordando que el factor más importante de la ecuación de la Comunicación Interna está en

• ✅ mantener motivados a nuestros compañer@s
• ✅ ayudándoles en el desarrollo su día a día
• ✅ y alimentar al deseo de seguir trabajando con nosotros

Si lo conseguimos, es@ emplead@ motivad@ proyectará la energía hacia el cliente, conectando con él y alineándolo hacia la compañía.

Justo por este motivo creo tan importante el uso de una herramienta de Comunicación interna que se use (sin auto-engaños) y que sea realmente eficiente para conseguir esto.

Francesc Grau

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